衡山县市场监督管理局

行政执法全过程记录操作细则

第一章 总 则

第一条 为了加强对行政执法全过程信息的记录、保存、管理和使用，规范和监督行政执法行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据有关法律、法规、规章及《衡山县行政执法全过程记录办法》规定，结合本部门管理实际，制定本细则。

第二条 本细则所称行政执法，是指根据有关法律、法规、规章授权本局依法实施的行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查等影响公民、法人和其他组织权利义务的行政行为。

本细则所称行政执法机构指本局机关内设机构、直属机构及其它具有代表本局对外行使行政执法权的部门。

第三条 本细则所称全过程记录，是指行政执法机构对行政执法程序启动、调查取证、审查、决定、送达、执行等所有执法环节进行文字记录、电子记录、音像记录的活动。

     行政执法全过程记录应当遵循合法、客观、全面、及时、关联原则。

第四条 文字记录是指以文字、符号、图表等形式进行的记录。

电子记录是指以湖南省市场监督管理局信息化综合管理系统为依托，执法人员将行政执法有关信息录入管理系统的记录方式。

音像记录是指以照相、录音、录像、视频监控等方式进行的记录。

行政执法机构可以根据行政执法行为的性质、种类、现场、阶段的不同，采取合法、适当、有效的方式和手段实施全过程记录。

文字记录和音像记录可以同时使用，也可以分别使用。

第五条 本局机关的法制机构负责对本单位行政执法全过程记录工作进行监督、检查和指导。

第二章   行政执法全过程记录的一般规定

第六条 行政执法文字记录应符合以下规定：

（一）填制执法文书应使用本局统一制定的执法文书式样。

（二）执法人员通过操作湖南省市场监督管理局信息化综合管理系统自动生成的执法类文字、表格类文书，需要打印附卷或对外送达的，除印章、执法人员签名外，不能有其他手工添写痕迹。

（三）行政执法文字记录需要行政执法相对人签字的，应当记录相对人的姓名、身份证号等基本信息，并由执法人员和相对人一一签字确认，相对人拒绝签字的应邀请见证人签字见证记录在卷，并附以文字说明。

（四）行政相对人提供的文字材料，属于复印件的应由提供人标明"经核对与原件无误"、注明日期、出处、并签名或者盖章；提供的材料依法可以对材料错误更正的，应由有权更正人更正，写明更正内容、标注更正日期、并在更正处签名。

（五）用于证据材料的音像记录，对音像记录进行说明的文字记录材料应由该音像记录人制作，说明音像记录的时间、地点、音像记录基本情况及证明目的。文字说明记录经案件办理人员签字确认与该音像记录合并存档。

（六）对行政执法相对人发出的执法文书应当使用本机关名义签章。对外文书应符合法定送达程序，送达回执应有当事人签名，应经当事人发表意见的，应有当事人意见的记录。

（七）所有文字记录使用的纸张、笔墨等应符合档案管理的基本要求。

第七条  行政执法电子记录应符合下列操作规定：

（一）电子记录应使用执法人员本人操作号通过湖南省市场监督管理局信息化综合管理系统操作。

（二）执法人员电子记录应按授权范围操作，禁止一人使用多人操作号执行操作。

（三）通过系统录入的电子记录信息数据应当符合《湖南省市场监管管理部门数据质量责任制度》的要求。

（四）严禁私自修改电子记录的时间、内容，电子记录出错的，应按照《湖南省市场监督管理部门数据质量管理制度》的规定由相关人员申请修正，实行两级审批制度，并要全程留痕，确保修改数据的准确性。

（五）按照文字材料录入或录入生成文材料的，电子记录内容与文字材料应保持一致。电子记录流程信息应与实际执法流程信息一致，真实反应行政执法的过程信息。

   电子记录数据由信息中心按照《湖南省市场监督管理部门数据质量检查制度》的规定开展定期检查。

第八条  音像记录按照《衡山县市场监督管理局行政执法全过程音像记录设施设备配备及管理使用办法》施行。

第九条  以下行政执法环节除按规定使用文字记录外，还应使用音像记录。

（一）现场检查；

（二）采取行政强制措施；处理查封、扣押物资的；

（三）抽样检查、先行登记保存；

（四）无法直接送达或直接送当事人拒签的；

（五）行政听证会；

（六）执行没收销毁物品的；

（七）开展双随机抽取检查对象、检查执法人员过程；

（八）为规避执法风险或保障相对人合法权益，执法人员认为必要的其他情形。

音像记录应主要记录执法环节的发生时间、地点、环境、人物、过程、结果。

第十条  行政执法全过程应当按规定进行文字记录、电子记录，同时可以进行音像记录。本细则要求进行音像记录的执法事项，应当进行音像记录。

第十一条  行政执法文字记录应清楚、真实、全面反映执法全过程信息，使行政执法过程实现可还原性；电子记录应清晰记录各环节执法操作人员及全部流程节点信息，使行政执法过程实现可追溯性；音像记录应客观、公正反映行政执法特定环节的具体、真实场景信息，使执法焦点环节实现真实不可逆性。

第三章  行政执法全过程记录操作具体规定

第一节   行政许可（备案）全过程记录的操作

第十二条 本局机关行政许可流程实行全程电子记录，内部受理审核记录实行电子记录自动生成打印与申请人申请文字材料共同附卷，行政许可（备案）档案文字记录经电子扫描后存档。

第十三条 本局行政许可（备案）实行一审一核、形式审查、当场核准为基本原则。其相关业务进驻县政府政务中心，按政务中心要求实全过程全音像记录。本局办事大厅及其二级机构应当购置音视频设备对行政许可（备案）的咨询、受理、核准过程进行记录。

第十四条  行政许可（备案）电子记录应当使用湖南省市场监督管理局信息化管理综合系统相关子版块完成，其受理、核准、发照、归档各环节应分设不同执法人员操作，按许可流程逐步推送完成，严禁并岗操作。

第十五条 行政许可（备案）由电子录入生成的相关内部审核记录、相对人申请信息应当反映行政许可的真实信息。电子记录信息与文字信息应一一对应。出现误录入的应按数据修正规则处理。

第十六条  行政许可申请人申请咨料不齐或不符合许可要求的，受理人员应按要求制作书面一次性告知书，告知申请人应当补正的全部材料和要求。

受理人员驳回申请的，应当出具书面的驳回通知书，说明驳回的法律依据、申请人权利、救济途径，并按要求送达申请人，受理人员应搜集、留存必要的证据材料。

核准人员做出不予核准决定的，应当出具书面的通知书，说明不予核准的法律依据、申请人权利、救济途径，并按要求送达申请人，核准人员应搜集、留存必要的证据材料。

第十七条 执法人员认为确须对申请人申请事项进行实质性审查的，应由许可执法机构负责人决定并指派两名以上执法人员进行核实，执法人员应事先书面告知申请人需核实的事项、理由、依据、时间。核查完结后应出具书面核查报告，核查报告应当载明核查执法人员基本情况、申请人基本情况，核查起始时间、地点、事项、核实结论、是否准予通过的意见。

第十八条 行政许可申请人或利害关系人要求听证的，许可执法机构应及时告知法制部门，按《行政许可法》有关听证的规定处理。

第二节  行政处罚全过程记录的操作

第十九条 本局机关行政处罚实行全程文字记录、电子记录，重点执法环节应使用音像记录。

电子记录由执法人员进入湖南省市场监督管理局综合业务系统按分设权限独立操作，记录按执法流程顺序分步推送完成，文字记录流程与电子记录流程信息应一一对应。

音像记录应符合本细则及《衡山县行政执法全过程音像记录设施设备配备、使用管理办法》的规定。

第二十条  行政处罚的案件来源管理应严格按照《湖南省市场监督管理系统案件线索管理办法》的规定处理并制做相应文字记录，涉及行政处罚的执法机构应指定专人负责案源的管理，建立案件线索管理台帐进行记录。

第二十一条 行政执法机构确认案源符合立案条件的，应当填制《立案审批表》，立案审批表应记录案件来源，核查人员，行政相对人基本情况，构成何种行政违法行为的基本判断意见，机构负责人意见。《立案审批表》经机构负责人审签并指定两名以上办案人员报主管领导批准后完成立案程序。

第二十二条 行政执法机构立案后调查程序应根据《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》等要求并根据不同的场景采取文字、音像、影像及其他合法的方式搜集证据。

第二十三条 行政执法机构对物品或者场所实施检查的，应当制作《现场笔录》，详细记录检查起止时间、检查地点、检查人员姓名和执法证号码、当事人和见证人的基本情况、通知当事人到场情况、出示执法证件情况、告知当事人权利义务情况、当事人陈述申辩情况、检查情况，填写总页数和页码，当事人、见证人、检查人员分别在笔录上逐页签名或者盖章并注明日期。

第二十四条 行政执法机构需要对案件中专门事项进行鉴定的，应以本机关名义出具载明委托鉴定事项及相关材料的委托鉴定书，委托具有法定鉴定资格的鉴定机构进行鉴定，鉴定结论应有鉴定人员签名或盖章，加盖鉴定机构公章。鉴定结论报告连同委托书复件一并存档。

行政执法机构为固定证据实施先行登记保存措施的，实施前应经本机构主管领导批准，应当使用本细则规定的格式文本，当场清点，开具清单，清单应详细记录先行登记保存的证据名称、数量，存放地点等信息，由当事人和办案人员签名或者盖章，交当事人一份，并当场交付先行登记保存证据通知书，载明先行登记保存的依据、告知保存人义务，明示七日内处理，执法机构逾期未作出处理决定的，先行登记保存措施自动解除。先行登记保存文字记录附卷。

第二十五条  案件调查终结后应由本案件执法人员撰写《调查终结报告》，报告应当包括当事人的基本情况、违法事实、相关证据及其证明事项、案件性质、自由裁量理由、处罚依据、处罚建议等。对案件的取证、定性及处罚建议可以在调查终结报告中陈述不同意见及最终采信结论。

第二十六条 案件核审应按照《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》及本细则规定的格式文本式样制作相应的文字记录，记录应由案件行政执法人员人员、行政执法机构负责人、法制核审人员、法制机构负责人、行政执法机构主管领导签字确认。

第二十七条 当事人当场或口头提出申辩陈述的，执法人员应制做文字记录载明陈述申辩的时间、地点、内容，并由当事人及两名以上执法人员签名确认。

第二十八条  行政处罚符合听证条件的，制作《行政处罚听证告知书》，告知当事人行使听证权利的时限。当事人放弃听证的，应当在听证告知书送达回执中载明并经当事人签字确认。当事人要求听证的，由法制机构制作听证通知，通知当事人举行听证的时间、地点等情况。

第二十九条  听证程序和文字记录按《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》等规定处理。

第三十条 对下列情节复杂或重大违法行为给予较重行政处罚案件，应当由市场监督管理部门负责人集体讨论决定：（一）拟罚款、没收违法所得和非法财物价值数额单项或多项合计在10万以上的案件；（二）拟责令停产停业、吊销许可证或者执照的案件；（三）涉及重大安全问题或者重大社会影响的案件；（四）调查处理意见与审核意见存在重大分歧的案件；（五）县局机关负责人认为应当提交集体讨论的其他案件。

第三十一条 行政处罚决定书应说明当事的基本情况、违法事实、证据材料经当事人陈述申辩情况，定性依据，处罚依据、自由裁量基准应完整引述条款内容，充分保证当事人的知情权。同时处罚决定书应有充分的说理性。

给予行政处罚的应当按行政处罚公示要求制做行政处罚公示文本，通过国家企业信用信息公示系统予以公示。

不予处罚的，应当填写《行政处罚案件有关事项审批表》，记录不予处罚的理由、依据，经办案机构负责人签署意见，报主管领导批准，予以销案。

涉嫌犯罪的行政案件应当按照相关规定履行相关程序、记录移送过程。公安机关出具的回执应由执法机构留存。

第三十二条  行政处罚案卷应按照《《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》进行统一管理保存。

第三节  行政强制全过程记录的操作

第三十三条  市场监督管理机关采取行政强制措施应当使用音像记录、文字记录，行政强制措施结果应按规定使用湖南省市场监督管理局信息化管理系统进行电子录入。

    第三十四条  强制措施实施前应提交本细则规定的制式表格，记录执法人员信息、强制措施的法律依据、说明强制措施的必要性，经主管领导批准后实施。情况紧急，需要当场实施行政强制措施的，执法人员应在二十四小时内完成报批手续。

第三十五条  实施行政强制措施应制做符合本细则第二十四条规定的现场笔录。

第三十六条  本局机关查封、扣押决定书应当载明下列事项：

（一）当事人的姓名或者名称、地址；

（二）查封、扣押的理由、依据和期限；

（三）查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等。

（四）申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；

（五）行政机关的名称、印章和日期。

查封、扣押清单一式两份，由当事人和执法机构分别保存，决定书按送达规定送达。

第三十七条 对于已经采取行政强制措施的容易腐烂、变质的物品，需要先行处理的，在采取措施留存证据后可以先行处理，由办案人员填写《行政处罚案件有关事项审批表》，说明先行处理原因，经办案机构负责人签署意见，报局领导批准后，制作《先行处理物品通知书》通知当事人并附《（场所、设施、财物）清单》，填制《送达回证》按规定进行送达。处理物品，应当填写《物品处理记录》，详细记录所处理物品的《（场所、设施、财物）清单》编号、物品来源、处理依据、处理时间、处理地点、执行人、记录人、见证人、处理情况，由执行人和见证人逐页签名或者盖章并注明日期。

   第三十八条 执法机构决定解除查封、扣押措施的，由办案人员填写《行政处罚案件有关事项审批表》，说明解除的理由、依据，经办案机构负责人签署意见，报局领导批准后，制作《解除查封、扣押决定书》，按规定送达当事人，将查封、扣押的财物如数返还当事人，由办案员和当事人在财物清单上签名或盖章，注明已返还。

第三十九条  需要延长查封、扣押期限的，填写《行政处罚案件有关事项审批表》，办案机构负责人签署意见，报局领导批准后，制作《延长（查封、扣押）期限决定书》，附《（场所、设施、财物）清单》，按要求填写《送达回证》送达当事人。

第四十条  当事人逾期不履行行政决定，需要强制执行的，制作书面《行政决定履行催告书》。催告书应当载明履行义务的期限、方式；涉及金钱给付的，应明确金额及给付方式；当事人依法享有的陈述和申辩权。

第四十一条  当事人收到催告书后进行陈述和申辩的，应当充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行记录、复核。

第四十二条  经催告，当事人无正当理由仍不履行行政决定，申请法院强制执行。申请法院强制执行的《强制执行申请书》应载明申请人情况、被申请人情况、申请事项、事实和理由等内容。申请书应当由县局机关负责人签名，加盖本机关公章并注明日期。

第四节  行政检查全过程记录的操作

第四十三条 本局机关开展行政检查以"双随机"检查方式为主、同时开展法律法规授权的监督检查、现场检查、专项检查等。本局机关实施检查应当进行文字记录，按规定使用电子、音像记录。重点记录检查的起动、检查过程和结果。

第四十四条 执法人员开展现场检查的，文字记录应符合本细则第二十四条的有关规定，音像记录应符合音像记录的基本要求。

第四十五条 衡山县市场监督管理局受托单位实施商品质量抽查检验的记录办法按照国家有关业务部门规定抽查检验办法执行。

第四十六条 本局机关建立检查对象电子名录库、执法人员电子名录库，做为"双随机"检查的基础平台。实行动态调整，记录检查对象及执法人员的基本情况。

第四十七条 开展"双随机"检查的，实施机构应当制作检查计划，记录抽查部门、抽查计划编号、抽查计划名称、抽查任务编号、抽查任务名称、抽查类型、抽查事项、抽查对象范围、抽取日期。检查计划应报上级机关备案并予以公示。

    第四十八条 衡山县市场监督管理局建立动态管理的"双随机"抽查事项清单。记录检查项目、检查主体、检查依据、检查内容。

检查事项清单报上级机关备案并予以公示。

第四十九条 开展"双随机"检查的，抽取检查对象及检查执法人员的过程应有文字记录，记录抽取时间、地点、参加人员、第三方在场人员。双随机的抽取过程应同时采取音像记录。

第五十条 开展"双随机"检查的，检查可以采取书面核查和现场检查方式，执法人员填制《执法检查表》，载明检查事项、检查机关、检查对象、检查方式、检查时间、检查人员、检查结果等。

检查结果应汇总成表，记录本次抽查的抽查计划编号、抽查计划名称、抽查任务编号、抽查任务名称、抽查类型、检查机关、抽查市场主体名称、统一社会信用代码号、检查完成日期、检查结果等。

检查结果应通过全国企业信用信息公示系统记名于被检查市场主体名下并予以公示。

与其他部门联合开展"双随机"检查的，按省、市相关规定实施。

第五十一条  本局机关行政检查应按规定使用湖南省市场监督管理信息化综合系统进行电子记录。

   第四章   记录的保存、管理及使用

第五十二条  本局机关建立专门的企业登记档室，信息中心设专人制做、扫描企业登记档案。企业登记档案按国家总局及省局相关规定执行。

     第五十三条  行政处罚档案按《《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》进行保存、管理使用。

     第五十四条  本局机关应配置音像记录留存转录设备，购置专用存储器。各执法机构配备指定的存储设备。

行政执法人员应当自音像记录作出之日起2个工作日内，将该记录完整存储至行政执法机构指定的存储设备或者本机关专用存储器。连续工作、异地执法或者在偏远、交通不便地区执法，确实无法及时存储相关记录的，应当在返回单位后24小时内进行存储。

行政执法过程中产生的音像记录用于案件证据材料的，应单独制作成光盘或U盘存储，并应按照本细则第六条的相关规定进行文字处理。

行政执法过程中产生的其他音像记录保存时间不低于3个月，涉及执法纠纷的除外。

    第五十五条 行政执法日常产生不涉及行政处罚、行政诉讼、行政复议的文字记录资料，各执法机构保存应不低于1年备查。

第五十六条 行政执法产生的记录公示公开工作根据有关信息公开的法律、法规、规章的规定办理。

企业登记信息，设立查询室，供本单位、申请人、第三人及司法协助查询。

行政执法内部审核、审批、集体研究决定等内部操作信息一般不予查阅、复制，有法律、法规规定或涉及监督检查的按法律规定或检查要求执行。

第五章  监督与责任

第五十七条 本局机关将本细则的实施纳入年度部门考核，本局机关法制机构依《本局机关执法监督规定》及衡山县政府制定的相关规定监督检查本细则的实施情况。

第五十八条  法制机构可以采取下列方式进行监督检查；

（一）对执法机构实行本细则实行情况报告制度；

（二）对执法机构实行本细则开展专项检查并予以通报；

（三）对执法机构实行本细则情况进行执法监督函告；

第五十九条 行政执法机构有下列情形之一的，对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员，可采取责令限期改正、责令书面检查、通报批评、离岗培训或者暂扣行政执法证等措施；情节严重或造成严重后果的，报政府法制机构吊销行政执法证，并依法给予行政处分；造成严重后果，涉嫌犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）不制作或不按要求制作执法记录的；

（二）故意毁损、删除、篡改执法记录的；

（三）不按规定储存或维护致使执法记录损毁、丢失的；

（四）违反规定泄露执法记录信息的；

（五）违反本细则其他规定的。  

第六章  附则  

第六十条  二级机构可依据本细则结合实际情况制定操作细则，并报县局政策法规股备案。

第六十一条  本细则未作规定的按相关法律、法规及规章的规定执行。本细则与相关法律、法规有冲突的，以法律、法规规定为准。

衡山县市场监督管理局

2023年8月30日